Controlar una cartera de inmuebles sin perderte en hojas de cálculo

Con una vivienda basta una hoja. Con tres o más, el problema deja de ser el cálculo y pasa a ser la comparabilidad: cada activo acaba medido con criterios distintos y dejas de saber cuál te está costando dinero.

1. Mismos indicadores para todos los activos

• Ingresos anuales cobrados, no facturados.
• Gastos por activo, separando fijos y extraordinarios.
• Ocupación real del año en porcentaje.
• Rentabilidad neta sobre inversión total.
• Cash flow mensual después de cuota.

2. La ocupación es el indicador que más se maquilla

Cuenta las semanas vacías reales, incluidas las de reforma entre contratos. Un activo con buena rentabilidad teórica y 85 % de ocupación puede rendir menos que otro más modesto siempre alquilado.

3. Separa gastos recurrentes de extraordinarios

Una derrama o un cambio de caldera no deben ensuciar la comparativa anual. Regístralos aparte y consérvalos: son la base para saber cuánto reservar cada año.

4. Mira la cartera y el activo

Los totales de cartera dicen si el conjunto funciona; la comparativa por activo dice de dónde viene el resultado. Necesitas ambas vistas para decidir si vender, refinanciar o subir precio.

5. Revisión trimestral, decisiones anuales

Un repaso trimestral basta para detectar desvíos. Las decisiones estructurales conviene tomarlas con el año cerrado, cuando los gastos extraordinarios ya están registrados.

6. Reparte los gastos que no son de un solo activo

Seguro multirriesgo agrupado, gestoría, asesoría o software se pagan una vez y afectan a varios inmuebles. Repártelos con una regla fija (por número de activos o por ingresos de cada uno) y deja escrita la regla: si la cambias cada año, la comparativa entre activos deja de significar nada.

7. Guarda la fecha y la fuente de cada dato

Un importe de IBI de hace tres años o una renta "de memoria" contaminan toda la cartera. Para cada gasto recurrente anota de dónde sale el número (recibo, acta, contrato) y de qué año es. Cuando revises, sabrás qué dato toca actualizar y qué dato ya está comprobado.

8. Vigila la concentración, no solo la rentabilidad

Tres pisos en el mismo edificio comparten derramas, misma demanda de alquiler y mismo riesgo de zona. La cartera puede rendir bien y estar muy concentrada. Mira cuánto peso tiene cada edificio, barrio y tipo de inquilino sobre el total de ingresos antes de comprar otro activo igual.

9. Señales de que un activo necesita decisión

• Ocupación por debajo de tu media dos años seguidos.
• Cash flow mensual negativo sin obra que lo explique.
• Gastos recurrentes que suben más rápido que la renta.
• Rotación alta de inquilinos con coste de puesta a punto cada vez.

Ninguna señal obliga a vender: indican qué activo hay que analizar primero con los números delante.

Cómo hacerlo con CasaMetric

El dashboard de cartera permite dar de alta y editar varias propiedades, registrar ingresos y gastos por activo, ver ocupación, rentabilidad neta y cash flow, comparar activos y exportar todo a CSV.